Tietosuojaseloste

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Read.For Real -projektia toteuttaa kumppaniorganisaatioiden muodostama konsortio, joka yhdessä määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot projektin toteuttamisen, koordinoinnin, viestinnän, edistämisen, levittämisen ja raportoinnin yhteydessä.

Näissä käsittelytoimissa seuraavat organisaatiot toimivat yhteisrekisterinpitäjinä yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 26 artiklan mukaisesti:

• Fundacja Powszechnego Czytania (Universal Reading Foundation), Puola;
• Biblioteka Narodowa (National Library of Poland), Puola;
• Ciclic Centre-Val de Loire – EPCC, Ranska;
• Stiftung Lesen, Saksa;
• Chetene (Reading) Foundation / Reading Foundation, Bulgaria;
• Federation of European Publishers (FEP), Belgia;
• EURead, Belgia.

Yhteisrekisterinpitäjät tekevät yhteistyötä Read.For Real -projektin toteuttamisessa ja voivat käsitellä ja jakaa henkilötietoja keskenään tarvittaessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Yhteisrekisterinpitäjät ovat sopineet GDPR:n mukaisista vastuistaan, mukaan lukien pyyntöjen käsittely ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen.

Read.For Realiin liittyvää henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä tai oikeuksiesi käyttämiseksi voit ottaa yhteyttä:

Fundacja Powszechnego Czytania (Universal Reading Foundation)
Przyokopowa 33
01-208 Varsova
Puola
Sähköposti: [email protected]

Pyynnöt voidaan käsitellä yhteistyössä asianomaisen yhteisrekisterinpitäjän tai -pitäjien kanssa.

2. Tietojen käsittelyn laajuus ja tarkoitukset

Read.For Real -verkkosivusto tarjoaa tietoa projektista ja mahdollistaa käyttäjien ja organisaatioiden osallistumisen projektitoimintaan erilaisten verkkolomakkeiden kautta.

Käytetystä lomakkeesta riippuen henkilötietoja voidaan kerätä seuraaviin tarkoituksiin:

• Read.For Real -tapahtumien ja lukemistoiminnan rekisteröinti;
• ilmoittautuminen työpajoihin, konferensseihin, kokouksiin ja muihin projektitapahtumiin;
• viestintä osallistujien, järjestäjien, opettajien, laitosten, kirjailijoiden ja muiden projektiin osallistuvien henkilöiden kanssa;
• projektitoiminnan koordinointi eurooppalaisella ja kansallisella tasolla;
• yhteistyö kansallisten keskusten kanssa;
• tervetuloapakettien ja muiden projektimateriaalien jakelu;
• Read.For Realin edistäminen ja levittäminen;
• projektitoiminnan dokumentointi, arviointi ja raportointi;
• Read.For Real -uutiskirjeen ylläpito;
• kyselyihin vastaaminen;
• tiedon tarjoaminen Read.For Real -toiminnasta, tapahtumista, materiaaleista ja resursseista.

Asianomaisesta lomakkeesta riippuen henkilötiedot voivat sisältää:

• etu- ja sukunimen;
• sähköpostiosoitteen;
• puhelinnumeron;
• organisaation tai laitoksen;
• ammatillisen roolin;
• maan;
• kaupungin;
• tapahtumaa tai toimintaa koskevia tietoja;
• verkkosivuston tai sosiaalisen median linkkejä;
• muita käyttäjän vapaaehtoisesti antamia tietoja.

Jakaminen konsortiokumppaneiden kanssa

Jos käyttäjä on antanut asianomaisen suostumuksen sovellettavan lomakkeen kautta, henkilötietoja voidaan jakaa kaikkien osiossa 1 lueteltujen Read.For Real -konsortiokumppaneiden kanssa.

Tämä mahdollistaa kumppaneiden yhteisen Read.For Real -projektin toteuttamisen, koordinoinnin, viestinnän, edistämisen, levittämisen, dokumentoinnin ja raportoinnin.

Konsortiokumppanit voivat käsitellä tietoja ainoastaan Read.For Real -projektiin ja muihin tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin suoraan liittyviin toimintoihin.

Jakaminen kansallisten keskusten kanssa

Read.For Real toimii kansallisten ja alueellisten kansallisten keskusten verkoston kautta.

Jos se on olennaista käyttäjän maan tai kyseisen toiminnan kannalta, henkilötietoja voidaan jakaa myös asianomaisen kansallisen keskuksen kanssa.

Kansalliset keskukset voivat käyttää tietoja:

• viestintään käyttäjien kanssa asianomaisella kansallisella kielellä;
• tiedon ja tuen tarjoamiseen Read.For Realista;
• paikallisten tapahtumien järjestämiseen ja koordinointiin;
• viestintään tapahtumajärjestäjien ja osallistujien kanssa;
• tervetuloapakettien ja muiden projektimateriaalien jakeluun;
• koulujen, kirjastojen, kulttuurilaitosten ja muiden paikallisten organisaatioiden tukemiseen;
• Read.For Realin edistämiseen ja levittämiseen paikallisesti.

Ajantasainen luettelo kansallisista keskuksista on saatavilla Read.For Real -verkkosivuston ”Find Your Hub & Event” -osiossa.

3. Käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) ja sovellettavan kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietystä käsittelytoimesta riippuen oikeusperusta voi olla:

• GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta – suostumus, jos käyttäjä on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
• GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta – sopimuksen täytäntöönpano tai toimenpiteet rekisteröidyn pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen toimintaan osallistumisen hallitsemiseksi tai pyydetyn palvelun tarjoamiseksi;
• GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta – lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, jos käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
• GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta – oikeutetut edut, jos käsittely on tarpeen yhteisrekisterinpitäjien oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, edellyttäen että nämä edut eivät syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia.

Jos suostumusta pyydetään verkkolomakkeen kautta, se hankitaan selkeällä myöntävällä toimella, kuten valintaruudun valitsemisella. Valmiiksi valitut ruudut tai toimimattomuus eivät muodosta pätevää suostumusta.

Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn laillisuuteen.

Tiettyyn käsittelytoimeen sovellettava oikeusperusta ilmoitetaan asianomaisessa lomakkeessa tai henkilötietojen keräämisen yhteydessä annetuissa tiedoissa.

4. Tietojen vastaanottajat

Read.For Real -lomakkeiden kautta kerättyjä henkilötietoja voidaan jakaa:

Read.For Real -konsortiokumppanit

Read.For Real -konsortion muodostavat seitsemän organisaatiota:

• Fundacja Powszechnego Czytania (Universal Reading Foundation);
• Biblioteka Narodowa (National Library of Poland);
• Ciclic Centre-Val de Loire – EPCC;
• Stiftung Lesen;
• Chetene (Reading) Foundation / Reading Foundation;
• Federation of European Publishers (FEP);
• EURead.

Jakamisen tarkoituksena on mahdollistaa konsortiokumppaneiden Read.For Real -projektin toteuttaminen, koordinointi, järjestäminen, viestintä, edistäminen, levittäminen, dokumentointi ja raportointi.

Read.For Real -kansalliset keskukset

Henkilötietoja voidaan jakaa myös käyttäjän maasta tai kyseisestä toiminnasta vastaavan asianomaisen kansallisen keskuksen kanssa.

Kansalliset keskukset voivat käyttää tietoja viestintään, paikalliseen koordinointiin, toiminnan järjestämiseen, projektimateriaalien jakeluun ja Read.For Realin paikalliseen edistämiseen.

Ajantasainen luettelo kansallisista keskuksista on saatavilla verkkosivuston ”Find Your Hub & Event” -osiossa.

Tekniset palveluntarjoajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja voivat käsitellä myös verkkosivustoa ja projektitoimintaa tukevat palveluntarjoajat, mukaan lukien:

• GetResponse – uutiskirje- ja sähköpostiviestintä;
• MyDevil.net – verkkosivuston hosting ja tekniset palvelut;
• Google Analytics tai muut analytiikkapalveluntarjoajat, soveltuvin osin;
• muut verkkosivuston ja projektipalvelujen toiminnan kannalta tarpeelliset tekniset palveluntarjoajat.

Tällaiset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan siinä määrin kuin on tarpeen palveluidensa tarjoamiseksi ja sovellettavien tietosuojavaatimusten mukaisesti.

GetResponse

Read.For Real -projekti käyttää GetResponsea uutiskirjeiden ja sähköisen viestinnän hallintaan ja jakeluun.

Uutiskirjeen tilaamisessa toimitettuja henkilötietoja, mukaan lukien käyttäjän sähköpostiosoite ja etunimi, voi käsitellä GetResponse asianomaisen yhteisrekisterinpitäjän tai -pitäjien puolesta.

GetResponse toimii henkilötietojen käsittelijänä asianomaisissa käsittelytoimissa ja käsittelee henkilötietoja sovellettavien tietojenkäsittelyjärjestelyjen mukaisesti.

5. Evästeet ja analyysityökalut

Verkkosivusto www.readforreal.com käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita.

Evästeitä voidaan käyttää:

• verkkosivuston asianmukaiseen toimintaan;
• verkkosivuston turvallisuuteen;
• käyttäjän asetusten säilyttämiseen;
• verkkosivuston suorituskyvyn parantamiseen;
• verkkosivuston liikenteen ja käyttäjäkäyttäytymisen analysointiin;
• verkkosivuston sisällön ja toiminnallisuuden parantamiseen.

Verkkosivusto voi käyttää Google Analyticsia tai muita analyyttisiä työkaluja.

Jos sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää, ei-välttämättömät evästeet ja analyyttiset teknologiat aktivoidaan vasta sen jälkeen, kun käyttäjän suostumus on saatu.

Käyttäjät voivat hallita tai peruuttaa evästeasetuksensa verkkosivustolla saatavilla olevien evästeasetuksien tai selainasetustensa kautta.

6. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen niiden keräämisen tarkoitusten täyttämiseksi tai niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö, sopimusvelvoitteet tai projektiraportointivaatimukset edellyttävät.

Erityisesti:

• uutiskirjetietoja säilytetään, kunnes käyttäjä peruuttaa tilauksen tai peruuttaa suostumuksen, ellei jokin muu laillinen peruste salli jatkuvaa säilyttämistä;
• tapahtumarekisteröintitietoja voidaan säilyttää Read.For Real -toiminnan järjestämiseen, dokumentointiin, arviointiin ja raportointiin tarvittavan ajan;
• työpaja- ja konferenssirekisteröintitietoja voidaan säilyttää organisatorisia, hallinnollisia ja raportointitarkoituksia varten;
• yhteyskirjeenvaihtoa voidaan säilyttää niin kauan kuin on kohtuullisesti tarpeen kyselyn käsittelemiseksi;
• GetResponsen kautta käsiteltyjä tietoja säilytetään sovellettavan palvelu- ja tietojenkäsittelyjärjestelyn mukaisesti;
• analyyttisiä tietoja säilytetään asianomaisen analytiikkapalvelun asetusten ja sovellettavien lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.

Sovellettavan säilytysajan päätyttyä henkilötiedot poistetaan, anonymisoidaan tai hävitetään turvallisesti, ellei lainsäädäntö edellytä niiden jatkuvaa säilyttämistä.

7. Rekisteröidyn oikeudet

GDPR:n mukaan rekisteröidyillä voi olla seuraavat oikeudet sovellettavien lakisääteisten edellytysten mukaisesti:

• oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa;
• oikeus oikaista virheellisiä tai puutteellisia henkilötietoja;
• oikeus pyytää henkilötietojen poistamista;
• oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista;
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• oikeus vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä;
• oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeuksiesi käyttämiseksi ota yhteyttä:

[email protected]

Pyynnöt voidaan käsitellä yhteistyössä asianomaisen yhteisrekisterinpitäjän tai -pitäjien kanssa.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.

Puolassa toimivaltainen valvontaviranomainen on:

Henkilötietojen suojaviraston johtaja (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – UODO).

8. Tietoturva

Yhteisrekisterinpitäjät ja heidän palveluntarjoajansa soveltavat asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi:

• luvattomalta pääsyltä;
• vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta;
• vahingossa tapahtuvalta katoamiselta;
• muuttamiselta;
• luvattomalta luovuttamiselta;
• muilta laittomilta käsittelymuodoilta.

Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu henkilöihin ja tahoihin, jotka tarvitsevat pääsyä oikeutettuihin projekti-, organisaatio-, hallinto- tai teknisiin tarkoituksiin.

Asianmukaisiin turvatoimiin voivat kuulua pääsynvalvonta, todennusmenettelyt, luottamuksellisuusvelvoitteet, turvallinen tiedonsiirto, varmuuskopiot ja muut käsittelyn luonteeseen ja riskeihin soveltuvat suojatoimet.

Mikään tiedon sähköisen siirtämisen tai tallentamisen menetelmä ei kuitenkaan voi taata ehdotonta turvallisuutta.

9. Sosiaalinen media, valokuvat ja projektiviestintä

Read.For Real ja sen konsortiokumppanit voivat viestiä ja edistää projektia verkkosivustojen, uutiskirjeiden, sosiaalisen median, julkaisujen, raporttien ja muiden viestintäkanavien kautta.

Jos valokuvia, videoita, lainauksia, nimiä tai muita henkilöitä yksilöiviä tietoja julkaistaan, asiaankuuluvia lakisääteisiä vaatimuksia noudatetaan ja tarvittaessa hankitaan asianmukainen suostumus.

Read.For Real -verkkosivusto voi myös julkaista tietoa rekisteröidyistä tapahtumista interaktiivisen tapahtumakarttansa kautta. Henkilötietoja julkaistaan vain, jos tällaiselle julkaisemiselle on asianmukainen oikeusperusta.

Read.For Realin ja sen konsortiokumppaneiden ylläpitämiin sosiaalisen median profiileihin sovelletaan myös asianomaisten sosiaalisen median palveluntarjoajien ehtoja ja tietosuojakäytäntöjä.

Käyttäjien suoraan sosiaalisen median palveluntarjoajien kanssa jakamia henkilötietoja käsittelevät kyseiset palveluntarjoajat omien käytäntöjensä mukaisesti.

10. Tietosuojakäytännön muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää ajoittain vastaamaan:

• Read.For Real -projektin muutoksia;
• verkkosivuston tai sen toiminnallisuuksien muutoksia;
• konsortioon osallistuvien organisaatioiden muutoksia;
• tietojenkäsittelytoimien tai palveluntarjoajien muutoksia;
• sovellettavan tietosuojalainsäädännön muutoksia.

Tämän tietosuojaselosteen ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa www.readforreal.com.

Jos sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää, käyttäjille ilmoitetaan tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista.

11. Read.For Real -materiaalien käyttö

Read.For Real -verkkosivuston kautta saataville asetetut materiaalit, mukaan lukien opetusskenaariot, mallit, visuaaliset materiaalit, logot, mainosmateriaalit ja muut projektiresurssit, on tarkoitettu tukemaan Read.For Real / European Authors Day -projektin tavoitteita ja toimintaa.

Ellei toisin mainita, tällaisia materiaaleja voivat käyttää, kopioida ja levittää Read.For Realiin osallistuvat tai sitä tukevat henkilöt ja organisaatiot ei-kaupallisiin tarkoituksiin, jotka liittyvät:

• lukemisen edistämiseen;
• opetustoimintaan;
• kulttuuritoimintaan;
• kirjalliseen toimintaan;
• Read.For Real -tapahtumien toteuttamiseen;
• Read.For Real -projektin edistämiseen ja levittämiseen.

Read.For Real -materiaalien, logojen tai visuaalisen ilmeen käyttö projektiin liittymättömiin tarkoituksiin ei ole sallittua ilman ennakkolupaa.

Erityisesti materiaaleja ei saa käyttää:

• kaupalliseen myyntiin tai jälleenmyyntiin;
• projektiin liittymättömien tuotteiden tai palveluiden mainostamiseen;
• harhaanjohtava esitys yhteydestä Read.For Real -projektiin;
• poliittinen kampanjointi tai poliittinen viestintä;
• uskonnollinen kampanjointi tai uskonnollinen viestintä;
• toiminta, joka voisi vahingoittaa Read.For Real -projektin mainetta, eheyttä tai tavoitteita.

Read.For Real-konsortio ja Fundacja Powszechnego Czytania (Yleisen lukemisen säätiö) projektin koordinoivana organisaationa eivät ole vastuussa Read.For Real -materiaalien, brändin tai visuaalisen ilmeen luvattomasta, harhaanjohtavasta tai muutoin epäasianmukaisesta käytöstä kolmansien osapuolten toimesta.

Read.For Real -materiaalien tai brändin sallittua käyttöä koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:

[email protected]

Read.For Real / European Authors Day
11. marraskuuta – 12. joulukuuta
www.readforreal.com